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Legal Administration Assistant

i-CITY recherche un(e) Legal administration assistant (h/f)

La Ville de Bruxelles a pour ambition de se transformer afin de devenir une ville moderne et novatrice au service de chaque bruxellois. Cette ambition se traduit par de nombreux projets tels que la création d’un nouveau centre administratif en 2021 dénommé BRUCITY. Outre un nouveau bâtiment, seront introduits : de nouvelles manières de travailler, une approche plus transversale de l’organisation de l’administration communale.

i-CITY est le département informatique (externalisé) de la Ville de Bruxelles et est, à ce titre, en charge de l’application de la politique informatique de la Ville de Bruxelles. Son action a un impact concret sur le quotidien des citoyens et usagers de la Ville.

i-CITY compte environ 150 membres du personnel et est constamment à la recherche de nouveaux talents.

Le secteur de l’IT est en constante évolution, i-CITY également ! Nous adoptons de nouveaux outils de management collaboratif afin de favoriser l’autonomie, l’inclusion et le développement personnel de nos collaborateurs.

Nos principales valeurs sont l’engagement, l’orientation solutions et l’orientation client.

Votre fonction

Vous rejoignez le service Legal & Procurement composé actuellement de 5 personnes qui travaillent en étroite collaboration avec l’ensemble des départements d’i-CITY. Ce département offre support juridique et accompagnement dans le processus d’achats propre aux marchés publics.
En qualité d'assistant(e) administratif(ve), vos responsabilités sont les suivantes :

  • Vous assistez le Legal Manager ainsi que l’équipe dans les aspects administratifs relatifs aux projets en cours ;
  • Vous tenez et organisez l’agenda du Legal Manager à jour ;
  • Vous effectuez le suivi des dossiers, des contrats ;
  • Vous gérez les données de l’activité : préparer des rapports ad hoc, les commandes de clients, etc ;
  • Vous préparez les réunions : organisation, gestion de salle, établir l’agenda, mettre en forme les documents nécessaires,…;
  • Vous effectuez les comptes-rendus des réunions ;
  • Vous gérer les contrats de l’organisation : gestion des droits d’accès, suivi des contrats, surveillances des échéances, archivage ;
  • Vous aidez régulièrement à la préparation des offres et commandes ;
  • Vous traitez le courrier du département ;
  • Vous êtes le point de contact des différents intervenants externes ;
  • Vous êtes amené à revoir les processus en cours ;
  • Vous êtes le backup des deux Sales Officer du département.

Votre formation & expérience

  • Vous possédez une expérience d’au moins 3 ans dans une fonction similaire, de préférence en cabinet d'avocats, étude de notaire ou au sein du département juridique d'une entreprise ;
  • Le droit public vous passionne, vous avez de préférence une bonne connaissance si pas expérience dans les marchés publics ;
  • Vous avez un intérêt marqué et avéré pour les matières traitées par i-CITY qui touchent aux technologies dans un contexte public ;
  • Vous démontrez d’excellentes capacités rédactionnelles et de communication (tant orale qu’écrite).  Votre orthographe est irréprochable !
  • Vous avez une bonne connaissance de MS Office.

Votre profil

  • Vous avez une approche volontaire, vous êtes à la fois collaboratif(ve) et facilitateur(trice) ;
  • Vous êtes particulièrement autonome dans votre travail mais appréciez également le travail en équipe ;
  • Vous vous adaptez aisément à un environnement changeant ;
  • Vous êtes réactif et d’une grande flexibilité ;
  • Vous avez le sens de l’organisation et fixez efficacement les priorités même en situation de stress ;
  • Vous êtes rigoureux(se) et vigilant(e) ;
  • Vous faites preuve d’une grande discrétion dans le traitement des données confidentielles ;
  • Vous maitrisez parfaitement le français et vous avez de bonnes connaissances du néerlandais ;
  • Vous êtes intègre, sociable et faisant preuve d’assertivité, d'une grande ouverture d'esprit ; de diplomatie et d'aptitudes à la conciliation ;

Notre offre

En plus de vous offrir un contrat intérimaire en vue d’un contrat fixe assorti d’un salaire à la hauteur de votre fonction, nous vous proposons :

  • Un package salarial complet.
  • Une ambiance de travail agréable, familiale et flexible.
  • Des lunchs, des Speakers’ Corner, des activités bien-être, des teambuildings, … Bref, il y a toujours quelque chose à fêter chez nous !
  • Des possibilités d’évolution :  notre entreprise grandit et ses collaborateurs aussi.  Nous vous accompagnons par le biais de formations continues tout en favorisant votre autonomie vers une liberté professionnelle

Informations & candidatures

i-CITY - Ressources humaines
Boulevard Émile Jacqmain 95 - 1000 Bruxelles | i-city.brucity.be
T. 02 229 54 00  -  F. 02 229 54 54 – jobs@i-city.brucity.be