U bent hier

 

augustus 2016

​Van het beheer van gemeentevergadering naar de e-gemeenteraad

Sinds 2005 gebruikt de Stad Brussel een workflow (letterlijk een werkstroom) om op informaticavlak de gemeentevergaderingen te beheren. Vandaag verandert de Gemeenteraad in een e-gemeenteraad waar alle gemeenteraadsleden via een tablet toegang hebben tot alle documenten.

Eerst een beheertool

Concreet kan het gemeentebestuur met de beheertool van de raad digitale “mappen” maken (dossiers) met analyses, verslagen, ontwerpbesluiten, bijlagen die aan het secretariaat van de raad overgemaakt werden.

Na een validatietraject worden deze mappen, voor elk punt, aan het kabinet van de bevoegde schepen doorgegeven die bepaalt of het punt al dan niet geagendeerd wordt of eventueel gewijzigd wordt. Deze punten volgen nog een administratief traject dat bijvoorbeeld door adviesverzoeken wordt gerechtvaardigd (financiële aspecten, controle). Vervolgens wordt een datum voor het college voorgesteld.

Van papier naar “paperless”

Als een punt op de gemeenteraad behandeld moet worden, zal het niet alleen op de agenda moeten gezet worden, maar elk gemeenteraadslid (ze zijn met 49 ofwel 37 buiten het college) zal eveneens alle bijlagen moeten ontvangen ofwel meer dan honderden bladzijden die door stadspersoneel worden geleverd.

Voor alle 20 gewone zittingen zijn de kosten voor papier, personeel en brandstof aanzienlijk:

  • de papierwinst zou 100.000 bladzijden per jaar moeten bedragen op basis van 5.000 bladzijden per zitting
  • de afschaffing van de trajecten zorgt voor minder kilometers (3.000) afgelegd met  gemeentevoertuigen, en dus ook minder brandstof
  • de 2 chauffeurs en 2 hulpkrachten die de leveringen verzekerden (d.w.z 1.200 uren) zullen voor andere taken kunnen ingezet worden.

Een testfase

Sinds mei 2016, wordt een e-gemeenteraad met verschillende gemeenteraadsleden getest die, vanaf hun PC of tablet van de stad, kennis nemen van alle online documenten. Terwijl de oefening niet mogelijk was met papier, kunnen ze hier opzoekingen doen per gemeenteraad en zelfs bij alle raden.

In september 2016 zullen alle gemeenteraadsleden over deze tablets beschikken. Deze digitalisering van het volledige proces is in fase met de wens van de Stad Brussel om een smart city te zijn.

GIAL

GIAL komt sinds jaren tussen in het informaticabeleid van de gemeenteraden. GIAL houdt zich ook bezig met de overheidsopdracht voor de tablets en heeft er in het bijzonder op toegezien dat het werktuig volledig functioneel is (bijvoorbeeld dat de documenten juist kunnen gelezen en opgezocht worden). GIAL stelt eveneens voor dat gemeenten die naar e-gemeenteraden wensen over te stappen, het materiaal via haar aankoop- en opdrachtencentrale aanschaffen. 

Meer over IT-overheidsopdrachten!

De 4e GIAL-dag zal doorgaan in Brussel op woensdag 19 oktober 2016. Hier kunnen deelnemers van gedachten wisselen over de aankoop- en opdrachtencentrale voorgesteld door GIAL.

 

Dankzij deze aankoop- en opdrachtencentrale kunnen aanbestedende overheden, openbare ondernemingen, aanbestedende diensten benodigdheden en diensten krijgen die IT-gericht zijn.

Deze dag is de gelegenheid bij uitstek om opnieuw een stand van zaken op te maken van de juridische aspecten maar ook de praktische toegangsbepalingen tot deze voordelen. Het is ook het moment om met leveranciers te praten over hun voorstellen, of het nu gaat om toepassingsgerichte oplossingen of materiaal, of, nog, tussen leden van de centrale.

Stands: Bechtle, Cegeka, Défilangues, Fujitsu, IDtech, Infradata-Prodata, Mimeos, RealDolmen, Systemat Sourcing Center, Tase.

Inschrijving

Deze dag is specifiek bedoeld voor instanties die aan de wetgeving op overheidsopdrachten onderworpen zijn. De toegang tot deze dag is vrij (inclusief de lunch), maar voorafgaandelijk inschrijven is verplicht.

Adres van de dag: Hotel Le Plaza
Adolphe Maxlaan 118 - 1000 Brussel