Concrètement, lorsqu'un citoyen se présente au Bureau des Etrangers (BAE), il doit présenter au guichet des documents qui, jusqu'à présent étaient photocopiés, rassemblés dans un dossier physique (distinct pour chaque membre d'une famille) numéroté. Un dossier qui devait ensuite être faxé à l'Office des Etrangers avant d'être classé! Ce dossier était encore susceptible d'être complété ou modifié par la suite.

Non seulement cette procédure était fastidieuse, source de problèmes - ne serait-ce qu'à la transmission des documents - mais elle consommait énormément de papier, monopolisait des espaces de stockage importants et suscitait des files!

De l'écoute des besoins à la mise en place

A la demande de la Ville de Bruxelles et en collaboration avec elle, GIAL s'est donc chargé de plusieurs projets de dématérialisation de documents. L’un d’eux concernait en particulier le département de la Démographie  mais un autre touchait également le département des Finances. GIAL a cherché à favoriser l'expression des besoins, rédigé un cahier des charges, lancé un appel d'offres et analysé celles-ci. C'est finalement la solution IRISNext de la société IRIS qui a été retenue.

Depuis le 4 janvier 2016, cette numérisation des documents se fait à chaque guichet du BAE au Centre administratif de la Ville. Les documents sont ainsi directement scannés et un pdf avec table des matières est produit pour être transmis en ligne à l'Office des Etrangers qui bénéficie lui aussi de cette avancée bruxelloise. Des demandes parviennent également par courrier postal ou électronique et les pièces jointes sont, elles aussi, traitées. Les agents du BAE accèdent aujourd'hui très aisément à ces documents. Par ailleurs, des rapports statistiques peuvent être produits.

En catalogue

La solution IRISNext figure au catalogue de la centrale de marchés informatiques de GIAL. Son acquisition par une autre commune en est ainsi facilitée.