Une application informatique pour mieux gérer les crèches bruxelloises

Comment gérer les inscriptions et listes d'attente dans les crèches ? Comment traiter au mieux les demandes des parents et alléger la charge de travail de l'administration qui gère ces milieux d'accueil. A Bruxelles, une application baptisée BB Bookings aide en toute transparence à leur gestion et permet de planifier au mieux l'occupation du parc de crèches et prégardiennats.

Dans une Ville comme Bruxelles avec plus d'une vingtaine de milieux d'accueil, l'autonomie complète des crèches dans la gestion des inscriptions était source de stress, pour le personnel comme pour les parents. Ces derniers étaient contraints de multiplier les visites de crèches et les inscriptions, et d’interpeller régulièrement leur personnel afin de savoir où se situait leur demande. La solution résidait dans une gestion centralisée de la procédure. Les demandes d’inscription sont donc introduites via un canal unique.

Dans la mesure où aucun outil informatique n'était adapté aux besoins du réseau de la Ville, GIAL a été chargé de développer une application respectueuse des procédures mises en place par l'Office de la Naissance et de l'Enfance et de Kind & Gezin. L'outil gère l’inventaire des milieux d’accueil, de leurs sections ainsi que l’évolution de leurs capacités et les demandes de places. Il aide à la décision pour l’octroi des places, en fonction des désidératas des parents (ceux-ci peuvent choisir jusqu’à 3 milieux d’accueil, des places disponibles et des priorités établies par le gestionnaire.

Cette application BB Bookings permet également de gérer le planning d'occupation des milieux d'accueil. Ainsi l'occupation de chaque milieu d'accueil peut être visualisée et les places disponibles repérées. Les demandes sont traitées en toute équité et les enfants sont mieux répartis dans des lieux d'accueil eux-mêmes mieux occupés. Le personnel des milieux d'accueil est délivré de tâches administratives et peut ainsi pleinement se consacrer à l'accueil des enfants.

A la Ville de Bruxelles, en 2012, le système fonctionne au bénéfice de 20 milieux d'accueil francophones (63 sections et 866 places) et 6 milieux d'accueil néerlandophones (17 sections et 204 places) soit une capacité totale de 1.070 places. En 2011, ce sont ainsi 1.811 enfants qui ont pu être accueillis.

Une solution légère

L'application est développée en Powerbuilder 12.5 et utilise une base de données relationnelle SQLAnywhere. Pour l’utiliser, les milieux d'accueil et le service de centralisation doivent être connectés en réseau. Cette solution légère est proposée sous la forme d'une application client/serveur. L'application tourne donc sur le PC de l’utilisateur tandis que les données sont centralisées et conservées de façon sécurisée.

Le logiciel BB Bookings est bilingue. L'utilisateur dispose donc de l'interface dans sa langue. Le choix linguistique peut changer à tout moment en fonction de l’interlocuteur. La documentation et l'aide en ligne sont accessibles en français et en néerlandais.

Cette solution est transposable à d'autres villes et communes confrontées au même souci de rationalisation ou au boom démographique.

11/10/2012 - 16:45