C'est l'histoire d'une Ville et d'une vision : une ville qui serait exemplaire, connectée et proche de ses citoyens, qui serait accessible à portée de clics et aussi à portée de main, à tout moment ... C'est aussi une vision de sa propre transformation vers une administration centralisée et moderne.
C'est la vision d’une administration avec une gestion optimisée des ressources humaines et financières, qui multiplie les portes d'entrées pour interagir avec le citoyen et offre un aperçu unique et transparent sur les dossiers en cours. Une vision qui intègre les nouvelles méthodes de travail, qui rend les agents plus efficaces et performants… Une vision qui crée une véritable expérience utilisateurs...
Mary-Odile Lognard, Directrice générale : « Pour porter cette vision d’un point de vue technologique, le schéma directeur informatique a tracé les grands axes de transformation de la Ville sur 5 ans. I-CITY en tant que partenaire technologique de la Ville a donc orchestré cette transformation digitale au travers de deux grands livrables : un éco-système digital qui permet au citoyen d’interagir avec son administration où il veut et quand il veut et l’habillage technologique du nouveau centre administratif Brucity.
Pour réaliser ce changement de paradigme complet pour la Ville, i-CITY a dû elle-même se transformer en profondeur. Tout d’abord en renforçant sa gouvernance, en opérant des changements profonds dans son organisation, ses méthodes de travail et dans son propre éco-système. Nous avons défini à l’époque notre nouvelle identité et sommes devenus i-CITY, pour ancrer notre nouvelle vision/mission au cœur même de notre nom. »
Nous avons dû monter rapidement en compétences dans divers domaines, définir et faire valider les budgets et financements, concevoir des cahiers des charges, lancer de nombreux marchés publics, trouver les talents adéquats pour supporter les équipes existantes. Tout en maintenant les systèmes applicatifs existant, nous avons dû renforcer l’infrastructure, et la sécurité informatique.
Pour le futur bâtiment, nous avons défini et implémenté notre nouvelle architecture réseau et fait le choix d’une stratégie cloud Hybride, aussi, nous avons travaillé sur le Data et orchestré notre propre dématérialisation et la passage pour tous en NWoW.
Nous avons lancé le programme CIRM ( gestion des relations avec le Citoyen) et avons choisi la solution Microsoft Dynamics comme socle technologique de la digitalisation.
En parallèle naissait la « Digital Process Factory », équipe pluridisciplinaire, qui en partenariat avec la Ville, allait permettre de digitaliser de manière agile, l’ensemble des processus administratifs et développer l’ensemble des fonctionnalités permettant de les matérialiser : les fonctionnalités de paiement, de gestion des documents, de reconnaissance d’identité, par exemple.
En juin 2021 naissait le première mouture du portail citoyen mybxl.be, le socle de l’écosystème digital en devenir.
Nos plus gros challenges ?
D’abord le temps ! sans conteste, surtout dans la période où nous l’avons réalisée. Cela a généré pas mal de difficultés en termes de délais de livraison et également de ressources.
La crise sanitaire de 2020 a permis de mettre un coup d’accélérateur au déploiement du NWoW et à l’utilisation des outils de collaboration. En quelques semaines, nous avons opéré le passage en télétravail de plusieurs milliers de collaborateurs et soutenu les cours en distanciels de milliers d'élèves, étudiants et enseignants. Tout en continuant en parallèle à porter l’ensemble des programmes de transformation.
La crise des semi-conducteurs en 2021 a généré pas mal de difficultés en termes de délais de livraison que nous avons surmontées avec pragmatisme et flexibilité.
Second challenge : Faire avancer en parallèle la transformation technologique, administrative et humaine. On ne fait pas bouger une administration aussi vite que de la technologie, et encore moins des habitudes ancrées depuis des dizaines d’années… Arriver à faire avancer de manière coordonnée ces 3 dimensions, technologique, soft et hard, dans un timing défini au cordeau a été un travail d’équilibriste, souvent d’orfèvre et de collaboration constante au sein des équipes d’i-CITY et avec notre Client, la Ville. Le parcours n’ a pas été sans embûches, mais on est arrivé à force de communication et de pragmatisme, à trouver ensemble les solutions qui nous permettaient d’avancer et d’atteindre l’objectif.
A l’été 2022 a commencé l’habillage technologique du bâtiment : installation du réseau, du wifi, des locaux data, et de l’ensemble des technologies de collaboration, comme la vidéo-conférence. Puis le déménagement et l’emménagement progressif de l’administration dans Brucity jusqu’à l’arrivée du Front Office de la Ville le 12 décembre et l’ouverture au public.
Raf Louis, notre Program Manager raconte : « Une première grande étape a été de rendre les premiers processus disponibles. Un nombre limité de produits à grand volume. Via le portail (myBxl), les guichets et la version précédente des bornes. Toujours dans l'ancien centre administratif.
Une deuxième étape importante a bien sûr été l'ouverture de Brucity. L’ensemble de l’éco-système digital était en place pour permettre une toute nouvelle expérience utilisateur pour les citoyens et les agents. Accès aux services de la ville ou prise de rendez-vous de chez soi ou via des bornes interactives à l’entrée du bâtiment, munis de fonctionnalités de reconnaissance eID, de signature électronique et de paiement, de scan ou d’impression de documents … Des guichets équipés des dernières technologies. Et ces moments, où le résultat devient concret, sont sans doute les plus beaux et les plus satisfaisants du voyage pour toute l'équipe. La Ville et iCity , ONETEAM ! »
Régis Pitolet, CTO & IT Director : « Ce trajet de 5 ans n’est pas une fin en soi. C’est juste le début d’une longue aventure vers une ville intelligente. C’est tout l’écosystème digital que l’on va maintenant faire grandir à tout l’ensemble des services la ville, et interconnecter. Cet écosystème permettra de supporter la stratégie data qui va ouvrir de nombreuses nouvelles perspectives, … C’est un livre entier encore à écrire ! »
L’expérience Brucity par Roland Janssens, Network & Telecom Manager
« Notre ambition sur ce nouveau bâtiment était de fournir de la connectivité moderne, performante, partout, pour tout le monde (collègues et citoyens) et surtout sécurisée. Nous avons voulu profiter de Brucity pour amener de nouvelles solutions technologiques et modernes : accès internet direct et rapide, dot1X, wifi6, téléphonie full IP, mobilité à travers le bâtiment, tout en gardant la compatibilité avec nos 250 autres sites existant dans la ville.
Cerise sur le gâteau, le nouveau bâtiment Brucity étant passif, il a fallu aussi prendre en compte la connectivité en cas d’incident de toute ces nouvelles technologies, une couverture 4G indoor était donc indispensable pour compléter le tableau
La plus belle récompense est le premier mail envoyé mi-juillet depuis notre infrastructure flambant neuve, pour arriver jusqu’à l’emménagement de plusieurs milliers de personnes quelques mois plus tard !»
L’expérience Brucity par Mustapha Ait Alla, Senior Architect
« Je suis ravi de représenter notre équipe d'architecture et de présenter son implication et son dévouement pour ce programme passionnant qu’est la transformation digitale de la Ville de Bruxelles.
Tout au long du programme Brucity, nous avons travaillé avec diligence pour résoudre les défis techniques. Chaque membre de notre équipe a apporté ses compétences et son expérience pour concevoir une architecture innovante, adaptée aux besoins spécifiques de notre client.
L’équipe d'architecture a joué un rôle crucial dans presque tous les projets de Brucity à différents aspects. Que ce soit pour la mise en place du réseau, la gestion de la téléphonie, la gestion d'accès , le parcours du citoyen et bien d’autre projet, nous avons été impliqués à chaque étape pour garantir le succès des projets.
Toute cette aventure m’a marqué. Bien sûr, il y a eu des hauts et des bas tout au long du projet, des moments de confiance et d'autres de doutes. Un moment fort pour moi, c'était vraiment le moment où tout notre travail acharné a finalement porté ses fruits. Voir les premiers citoyens franchir la porte d'entrée et constater les premières réactions sur leurs visages était vraiment incroyable
Je ressens une réelle fierté de voir le bâtiment prendre forme et de pouvoir travailler à l'intérieur est une sensation extrêmement gratifiante. Quand j’arrive le matin et des fois je passe par l’atrium je suis très satisfait de voir le nombre de citoyens qui y sont présents. Cela me rappelle que mon travail a une incidence directe sur leur vie quotidienne.
J’ai aussi un sentiment d’être chanceux d’avoir pu collaborer avec des personnes passionnées, talentueuses et hautement compétentes. C'est donc avec une grande fierté que je continue de travailler sur ce projet, en sachant que je fais partie de la grande équipe qui permis à tout ça de voir le jour.
Je tiens à remercier chacun des membres de cette grande Equipe (I-CITY) et particulièrement l’équipe d'architecture pour leur implication et leur engagement dans ce projet. Nous avons accompli de grandes choses ensemble et nous continuerons à nous surpasser dans nos projets futurs. »