U bent hier

 

Legal Administration Assistent

i-CITY zoekt een Legal administration assistent (m/v)

De Stad Brussel wil zich ontpoppen tot een moderne en vernieuwende stad die ten dienste staat van elke Brusselaar. Die ambitie krijgt vorm in talrijke projecten, zoals de oprichting van een nieuw administratief centrum in 2021: BRUCITY. Het centrum omvat naast een nieuw gebouw ook nieuwe werkmethodes en een meer transversale organisatorische aanpak van de gemeentelijke administratie.

i-CITY is het (uitbestede) informaticadepartement van de Stad Brussel en is belast met de uitvoering van het informaticabeleid van de Stad Brussel. De activiteiten van dit departement hebben een concrete impact op het dagelijks leven van de burgers en de gebruikers van de Stad.

i-CITY telt ongeveer 150 personeelsleden en is voortdurend op zoek naar nieuw talent.

De IT-sector staat nooit stil en dat geldt ook voor i-CITY! We nemen nieuwe instrumenten van collaboratief management in gebruik om de autonomie, de inclusie en de persoonlijke ontwikkeling van onze medewerkers te bevorderen.

Onze voornaamste waarden zijn betrokkenheid, oplossingsgerichtheid en klantgerichtheid.

Uw functie

Je versterkt de dienst Legal & Procurement die momenteel 5 personen telt, die nauw samenwerken met alle departementen van i-CITY. Dit departement biedt juridische ondersteuning en begeleiding in de aankoopprocessen die eigen zijn aan overheidsopdrachten.

 In jouw hoedanigheid van administratieve assistent(e) draag je de volgende verantwoordelijkheden:

  • Je ondersteunt de Legal Manager en het team bij de administratieve aspecten die verband houden met de lopende projecten;
  • Je staat in voor het up-to-date houden en organiseren van de agenda van de Legal Manager;
  • Je zorgt voor de opvolging van de dossiers en de contracten;
  • Je beheert de gegevens van de activiteit: voorbereiding van de ad-hoc rapporten, de bestellingen van klanten, enz.;
  • Je bereidt de vergaderingen voor: organisatie, zaalbeheer, opstelling van de agenda, verzorging van de lay-out van de nodige documenten, …;
  • Je maakt de verslagen van de vergaderingen;
  • Je beheert de contracten van de organisatie: beheer van de toegangsrechten, opvolging van de contracten en termijnen, archivering;
  • Je helpt regelmatig met de voorbereiding van de offertes en de bestellingen;
  • Je verwerkt de post van het departement;
  • Je vormt het contactpunt voor de verschillende externe tussenkomende partijen;
  • Je zal gevraagd worden om de lopende processen te herzien;
  • Je geldt als back-up van de twee Sales Officers van het departement.

Uw opleiding en ervaring

  • Je kan bogen op minstens 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur op een advocaten- of notariskantoor of binnen de juridische afdeling van een bedrijf;
  • Je koestert een passie voor publiekrecht en je hebt bij voorkeur ervaring met of kan anders bogen op een goede kennis van overheidsopdrachten;
  • Je bent duidelijk en aantoonbaar geïnteresseerd in de zaken die i-CITY doet en die verband houden met de technologieën in een publieke context;
  • Je geeft blijk van uitstekende redactionele en communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk). Op je spelling valt niets aan te merken.
  • Je hebt een goede kennis van MS Office.

Uw profiel

  • Je hebt een energieke aanpak, je bent een teamspeler en faciliteert graag;
  • Je kan heel zelfstandig werken, maar weet ook teamwerk te waarderen;
  • Je weet je gemakkelijk aan te passen aan een veranderende omgeving;
  • Je bent reactief en heel flexibel;
  • Je bent organisatorisch sterk en kan gemakkelijk prioriteiten bepalen, zelfs in stresssituaties;
  • Je bent nauwkeurig en waakzaam;
  • Je geeft blijk van een grote discretie bij de verwerking van vertrouwelijke gegevens;
  • Je kan bogen op een perfecte beheersing van het Frans en een goede kennis van het Nederlands;
  • Je bent integer, plezierig in de omgang en assertief en je hebt een open geest; je weet je diplomatisch en verzoenend op te stellen.

Ons aanbod

Bovenop een tijdelijk contract met het vooruitzicht van een vast contract met een salaris dat bij jouw functieniveau past, bieden we jou:

  • Een compleet salarispakket.
  • Een aangename, gezinsvriendelijke en flexibele werksfeer.
  • Lunches, speakers' corners, welzijnsactiviteiten, teambuildings, ... kortom: bij ons valt er altijd wel wat te beleven!
  • Groeimogelijkheden: ons bedrijf groeit, net als onze werknemers. We ondersteunen je met een permanente opleiding en bevorderen je zelfstandigheid in de richting van professionele vrijheid.

Informatie & kandidaturen

i-CITY - Human Ressources
Émile Jacqmainlaan 95 - 1000 Brussel | i-city.brucity.be
T. 02 229 54 00  -  F. 02 229 54 54 – jobs@i-city.brucity.be