Het is het verhaal van een stad en een visie: een stad die voorbeeldig zou zijn, verbonden en dicht bij haar burgers, die toegankelijk zou zijn met een druk op de knop en ook binnen handbereik, op elk moment... Het is ook een visie op haar eigen transformatie naar een gecentraliseerd en modern bestuur.
Het is een visie van een administratie met een geoptimaliseerd beheer van menselijke en financiële middelen, die het aantal poorten voor interactie met de burger vermenigvuldigt en een uniek en transparant overzicht biedt van de lopende dossiers. Een visie die nieuwe werkmethoden integreert, die agenten efficiënter en effectiever maakt... Een visie die een echte gebruikerservaring creëert...
Mary-Odile Lognard, algemeen directeur: "Om deze visie vanuit technologisch oogpunt te ondersteunen, heeft het IT-masterplan de hoofdlijnen van de transformatie van de stad over 5 jaar geschetst. Als technologische partner van de Stad heeft I-CITY deze digitale transformatie in goede banen geleid via twee belangrijke resultaten: een digitaal ecosysteem dat de burgers in staat stelt om met hun administratie te communiceren waar en wanneer ze maar willen, en het technologische ontwerp van het nieuwe administratieve centrum van Brucity.
Om deze volledige paradigmaverschuiving voor de stad te bewerkstelligen, moest i-CITY zichzelf grondig transformeren. Allereerst door het versterken van het bestuur, door ingrijpende veranderingen in de organisatie, de werkmethoden en het eigen ecosysteem. We bepaalden toen onze nieuwe identiteit en werden i-CITY, om onze nieuwe visie/missie in het hart van onze naam te verankeren.”
We moesten snel vaardigheden op verschillende gebieden opbouwen, budgetten en financiering vaststellen en valideren, specificaties ontwerpen, talrijke overheidsopdrachten lanceren en het juiste talent vinden om de bestaande teams te ondersteunen. Terwijl we de bestaande applicatiesystemen in stand hielden, moesten we de infrastructuur en de IT-beveiliging versterken.
Voor het toekomstige gebouw definieerden en implementeerden wij onze nieuwe netwerkarchitectuur en kozen wij voor een hybride cloudstrategie, werkten wij aan de gegevens en orkestreerden wij onze eigen dematerialisatie en overgang naar NWoW voor iedereen.
We lanceerden het CIRM-programma (Citizen Relationship Management) en kozen de Microsoft Dynamics-oplossing als technologische basis voor de digitalisering.
Tegelijkertijd werd de "Digital Process Factory" opgericht, een multidisciplinair team dat, in samenwerking met de Stad, de soepele digitalisering van alle administratieve processen en de ontwikkeling van alle functionaliteiten waarmee deze kunnen worden gematerialiseerd, mogelijk moest maken: functionaliteiten voor betaling, documentbeheer en identiteitsherkenning, bijvoorbeeld.
In juni 2021 werd de eerste versie van het burgerportaal mybxl.be geboren, de basis van het digitale ecosysteem in wording.
Onze grootste uitdaging?
Ten eerste, tijd! zonder twijfel, vooral in de periode waarin we het hebben uitgevoerd.
Dit heeft nogal wat problemen opgeleverd in termen van levertijden en ook middelen.
De gezondheidscrisis van 2020 gaf een impuls aan de inzet van HNW en het gebruik van samenwerkingstools. In een paar weken tijd schakelden we bijna XXX medewerkers over op telewerken en ondersteunden we cursussen voor afstandsonderwijs voor zo'n XXX studenten en docenten. Tegelijkertijd bleven we alle transformatieprogramma's ondersteunen.
De halfgeleidercrisis in 2021 zorgde voor een aantal problemen op het gebied van levertijden, die wij met pragmatisme en flexibiliteit hebben overwonnen.
De tweede uitdaging bestaat erin de technologische, administratieve en menselijke transformatie parallel te laten verlopen. Je kunt een administratie niet zo snel verplaatsen als technologie, en nog minder als gewoonten die al tientallen jaren verankerd zijn... Het was een evenwichtsoefening, vaak een meesterlijke, om deze 3 dimensies - technologisch, zacht en hard - op een gecoördineerde manier en binnen een strak gedefinieerd tijdsbestek vooruit te brengen, die een constante samenwerking vereiste binnen de i-CITY teams en met onze klant, de Stad. De reis was niet zonder valkuilen, maar door communicatie en pragmatisme zijn we er samen in geslaagd oplossingen te vinden die ons in staat stelden verder te gaan en het doel te bereiken.
In de zomer van 2022 begint de technologische aankleding van het gebouw: installatie van het netwerk, wifi, datazalen en alle samenwerkingstechnologieën, zoals videoconferenties. De administratie zal dan geleidelijk haar intrek nemen in Brucity tot de komst van het stadsfront op 12 december en de opening voor het publiek.
Raf Louis, onze Programmamanager, zegt: "Een eerste belangrijke stap was het beschikbaar maken van de eerste processen. Een beperkt aantal producten met een hoog volume. Via het portaal (myBxl), de loketten en de vorige versie van de kiosken. Nog in het oude administratiecentrum.
Een tweede belangrijke stap was natuurlijk de opening van Brucity. Het hele digitale ecosysteem was aanwezig om een geheel nieuwe gebruikerservaring voor burgers en medewerkers mogelijk te maken. Toegang tot stadsdiensten of het maken van afspraken van thuis uit of via interactieve kiosken aan de ingang van het gebouw, uitgerust met eID-herkenning, elektronische handtekening en betalingsfunctionaliteiten, scannen of afdrukken van documenten... Kiosken uitgerust met de nieuwste technologie.
En deze momenten, wanneer het resultaat concreet wordt, zijn ongetwijfeld de mooiste en meest bevredigende van de reis voor het hele team. De Stad en iCity, ONETEAM!"
Régis Pitolet, CTO & IT Director: "Deze reis van 5 jaar is geen doel op zich. Het is slechts het begin van een lang avontuur op weg naar een intelligente stad. Het is het hele digitale ecosysteem dat we nu gaan uitbreiden naar alle diensten van de stad, en onderling gaan verbinden. Dit ecosysteem zal het mogelijk maken om de datastrategie te ondersteunen, wat veel nieuwe perspectieven zal openen, ... Het is een heel boek dat nog geschreven moet worden!"
De Brucity-ervaring van Roland Janssens, Manager Netwerk & Telecom
"Onze ambitie voor dit nieuwe gebouw was om moderne, krachtige connectiviteit te bieden, overal, voor iedereen (collega's en burgers) en vooral veilig. We wilden Brucity benutten om nieuwe technologische en moderne oplossingen aan te bieden: directe en snelle internettoegang, dot1X, wifi6, volledige IP-telefonie, mobiliteit in het hele gebouw, met behoud van de compatibiliteit met onze 250 andere bestaande sites in de stad.
Aangezien het nieuwe Brucity-gebouw passief is, moest ook rekening worden gehouden met connectiviteit in geval van een incident met al deze nieuwe technologieën. 4G indoor-dekking was daarom essentieel om het plaatje compleet te maken.
De mooiste beloning is de eerste e-mail die half juli vanuit onze gloednieuwe infrastructuur wordt verstuurd, om een paar maanden later bij de verhuizing van enkele duizenden mensen aan te komen!"
De Brucity-ervaring van Mustapha Ait Alla, Senior Architect
"Ik ben verheugd om ons architectuurteam te vertegenwoordigen en hun betrokkenheid en toewijding bij dit opwindende programma van digitale transformatie voor de stad Brussel te presenteren.
Gedurende het hele Brucity-programma hebben we hard gewerkt om de technische uitdagingen op te lossen. Elk lid van ons team bracht zijn vaardigheden en ervaring in om een innovatieve architectuur te ontwerpen, afgestemd op de specifieke behoeften van onze klant.
Het architectuurteam heeft in bijna alle projecten van Brucity een cruciale rol gespeeld in verschillende aspecten. Of het nu gaat om netwerkimplementatie, telefoniebeheer, toegangsbeheer, citizen journey en vele andere projecten, we zijn in elke fase betrokken geweest om het succes van de projecten te garanderen.
Dit hele avontuur heeft zijn stempel op mij gedrukt. Natuurlijk waren er gedurende het hele project ups en downs, momenten van vertrouwen en andere van twijfel. Een hoogtepunt voor mij was echt het moment waarop al ons harde werk eindelijk vruchten afwierp. De eerste burgers door de voordeur zien lopen en de eerste reacties op hun gezichten zien was echt geweldig
Ik ben er echt trots op dat het gebouw vorm krijgt en dat ik erin mag werken is een uiterst bevredigend gevoel. Als ik 's morgens aankom en soms door het atrium loop, ben ik zeer tevreden als ik zie hoeveel burgers er zijn. Het herinnert me eraan dat mijn werk een directe invloed heeft op hun dagelijks leven.
Ik voel me ook gelukkig dat ik heb kunnen samenwerken met gepassioneerde, getalenteerde en zeer bekwame mensen. Het is dan ook met grote trots dat ik aan dit project blijf werken, wetende dat ik deel uitmaak van het geweldige team dat dit alles mogelijk heeft gemaakt.
Ik wil elk lid van dit geweldige team (I-CITY) en in het bijzonder het architectenteam bedanken voor hun betrokkenheid en inzet voor dit project. We hebben samen geweldige dingen bereikt en we zullen blijven uitblinken in onze toekomstige projecten.”